A crescente dependência de tecnologias digitais nas empresas trouxe muitas vantagens, mas também criou novos desafios. Um desses desafios é o Shadow IT. Esta prática, embora muitas vezes impulsionada pela intenção de aumentar a eficiência, pode representar sérios riscos para a segurança e conformidade das organizações. Entender e controlar o Shadow IT é crucial para manter a integridade dos sistemas corporativos.
O que é Shadow IT?
Shadow IT refere-se ao uso de sistemas de TI, dispositivos, software, aplicativos e serviços sem o conhecimento ou aprovação do departamento de TI da organização. Isso pode incluir qualquer coisa, desde aplicativos de produtividade até serviços de armazenamento na nuvem.
Exemplos práticos de Shadow IT
Uso de Aplicativos de Armazenamento na Nuvem
Um funcionário utiliza seu próprio Google Drive, Dropbox ou OneDrive para armazenar e compartilhar documentos de trabalho porque acha que é mais fácil ou rápido do que usar a solução de armazenamento aprovada pela empresa. Isso pode levar ao vazamento de dados sensíveis ou a problemas de conformidade.
Ferramentas de Comunicação Não Autorizadas
Colaboradores utilizam WhatsApp, Telegram, Slack ou outras ferramentas de mensagens para comunicação interna e compartilhamento de informações. Esses canais podem não estar conforme as políticas de segurança da informação da empresa, aumentando o risco de interceptação de dados ou perda de informações.
Software de Gestão de Projetos
Equipes de projeto adotam ferramentas como Trello, Asana ou Monday.com sem informar o departamento de TI. Embora possam ser úteis, esses aplicativos podem armazenar dados confidenciais e potencialmente expor informações sensíveis da empresa.
Uso de Aplicativos de Produtividade Não Autorizados
Um colaborador utiliza aplicativos de produtividade como Evernote, Notion ou Microsoft To Do para organizar tarefas e tomar notas relacionadas ao trabalho. Esses aplicativos, se não aprovados pela TI, podem representar um risco de segurança ou de conformidade com regulamentações de proteção de dados.
Dispositivos Pessoais no Trabalho (BYOD – Bring Your Own Device)
Funcionários usam seus smartphones, tablets ou laptops pessoais para acessar redes e sistemas corporativos, muitas vezes sem a devida proteção ou controle de segurança, aumentando o risco de ataques cibernéticos e vazamento de dados.
Desenvolvimento de Aplicações Não Autorizadas
Um desenvolvedor cria um aplicativo interno ou script para automatizar uma tarefa específica sem o conhecimento ou a aprovação do departamento de TI. Embora isso possa aumentar a eficiência, pode também introduzir vulnerabilidades de segurança ou incompatibilidades com outros sistemas.
Outros exemplos comuns
Serviços de E-mail Pessoais
Funcionários enviam e-mails corporativos utilizando suas contas de e-mail pessoais (como Gmail ou Yahoo) para acelerar o processo de comunicação, o que pode comprometer a segurança da informação e a conformidade com as políticas da empresa.
Contratação de Serviços de TI de Terceiros
Um departamento contrata um serviço de TI externo (como análise de dados, suporte técnico ou hospedagem de site) sem passar pelo processo formal de aprovação ou integração com as soluções de TI existentes, criando possíveis falhas de segurança e problemas de conformidade.
Uso de Ferramentas de Automação de Tarefas
Um colaborador usa ferramentas de automação como Zapier ou IFTTT para conectar diferentes aplicações e automatizar processos sem o conhecimento da TI. Isso pode resultar na movimentação não controlada de dados entre sistemas.
Utilização de Redes de Wi-Fi Não Seguras
Funcionários conectam dispositivos de trabalho a redes Wi-Fi públicas ou não seguras, como em cafeterias, aeroportos ou hotéis, expondo potencialmente dados corporativos a interceptações.
Compra de Hardware Sem Aprovação
Um gerente compra dispositivos como impressoras, roteadores ou até servidores sem consultar o departamento de TI, que pode não ser compatível com a infraestrutura existente ou representar um risco de segurança.
Utilização de Plataformas de Desenvolvimento Low-Code/No-Code
Um funcionário utiliza ferramentas de desenvolvimento low-code ou no-code para criar aplicações de negócios sem a supervisão do departamento de TI, potencialmente criando brechas de segurança ou incompatibilidades sistêmicas.
Por que Shadow IT é uma ameaça, quais são seus impactos e riscos para a segurança corporativa?
O Shadow IT representa uma ameaça porque, em primeiro lugar, opera fora dos controles e políticas de segurança estabelecidos pela TI. Consequentemente, isso pode levar à introdução de vulnerabilidades no sistema que cibercriminosos podem explorar, além de causar problemas de conformidade regulatória.
Além disso, a segurança é uma das maiores preocupações com o Shadow IT. Aplicativos e dispositivos não gerenciados podem ser alvos fáceis para ataques cibernéticos, pois, frequentemente, não têm as mesmas proteções e monitoramentos que os sistemas oficialmente suportados. Como resultado, isso pode causar violações de dados, perda de informações confidenciais e danos à reputação da empresa.
Adicionalmente, as empresas precisam cumprir várias regulamentações de conformidade, como LGPD, GDPR, HIPAA e outras leis de proteção de dados. Portanto, o uso não autorizado de aplicativos e serviços pode levar a violações dessas regulamentações, resultando em multas pesadas e outras penalidades.
Como identificar e mitigar Shadow IT na empresa
Identificar o Shadow IT envolve, primeiramente, monitorar o tráfego de rede, realizar auditorias de software e hardware, e, além disso, encorajar os funcionários a relatar o uso de ferramentas não autorizadas. Ferramentas de monitoramento de rede, por exemplo, podem ajudar a detectar atividades suspeitas e identificar quais aplicativos estão sendo usados.
Mitigar o Shadow IT requer uma abordagem multifacetada que envolve políticas rigorosas, educação dos funcionários e a implementação de ferramentas de segurança eficazes. Aqui estão algumas estratégias:
- Desenvolver políticas claras sobre o uso de software e dispositivos não autorizados.
- Realizar sessões de treinamento regulares para educar os funcionários sobre os riscos do Shadow IT.
- Implementar ferramentas de monitoramento para detectar e responder a atividades não autorizadas.
- Os funcionários devem entender os riscos associados ao uso de aplicativos e serviços não autorizados e serem incentivados a seguir as políticas de segurança da empresa.
- Políticas de segurança bem definidas são essenciais. Estas devem incluir diretrizes claras sobre quais aplicativos e serviços são permitidos, além de procedimentos para a solicitação e aprovação de novos recursos de TI.
- Em alguns casos, pode ser benéfico integrar certos aspectos do Shadow IT ao ambiente oficial de TI. Isso pode incluir a avaliação e adoção de ferramentas populares entre os funcionários, garantindo que sejam seguras e conforme as políticas da empresa.
- Oferecer alternativas aprovadas e seguras pode reduzir a tentação dos funcionários de recorrer ao Shadow IT. Por exemplo, proporcionar acesso a soluções de armazenamento na nuvem corporativas e seguras, em vez de depender de serviços públicos não gerenciados.
Conclusão
Empresas que implementaram estratégias eficazes de gestão de Shadow IT relatam melhorias significativas na segurança e conformidade. Por exemplo, uma grande organização de serviços financeiros conseguiu reduzir incidentes de segurança em 40% após adotar uma política de monitoramento proativo e educação de funcionários.
O controle do Shadow IT é essencial para garantir a segurança e conformidade das empresas no mundo digital atual. Embora possa parecer uma tarefa desafiadora, com as estratégias certas e a conscientização dos funcionários, é possível minimizar os riscos associados ao Shadow IT e aproveitar as vantagens da inovação tecnológica de maneira segura e eficaz.
Você também pode gostar:
- Negócios em TI: como Empreender sem abrir mão da Carreira
- Domine Hard Skills, Soft Skills e Habilidades Híbridas
- Storytelling: Transformando Ideias em Experiências
- Governança de IA: entenda os riscos da Inteligência Artificial
- Kubernetes: Guia Completo para gerenciamento de clusters
Veja também temas separados por categorias:
Deixe um comentário